Socialt intranät? Svaren, fördelarna och goda råd

Var femte företag har byggt sociala intranät enligt en undersökning från Global Intranet Trends. Vad är ett socialt intranät? Finns det fördelar? Hur ska man tänka om man vill bygga ett? Vi kommer att utveckla Länstrafiken Mälardalens intranät till ett socialt intranät. Med dem som exempel ger vi några svar och goda råd. 

Upplevda fördelar

Ett välfungerande socialt intranät är en konkurrensfördel i och med att det tar till vara och utvecklar en organisations intellektuella kapital. De som byggt sociala intranät upplever, enligt 2011 års undersökning från Global Intranet Trends, flera fördelar. 

  • Effektivare kunskapsdelning. Integration med program som redan används av Länstrafiken skapar en effektiv delning för till exempel viktiga dokument. Med forum och vd-blogg där personalen kan kommentera kommunicerar de mer effektivt, får större transparens och ledningen har ändå kontroll. 
  • Bättre informerade anställda. Ett White paper från Circuit visar att 71 % av anställda upplever det lättare att hitta kunskap på webben än i de egna intranätet. Bland de som byggt sociala intranät däremot ökar tillgängligheten på kunskap med 35 %. Hos Länstrafiken kommer startsidan anpassas med relevant information för varje användare och central information får en given plats.  
  • Mer engagerade anställda. Forum, bildgalleri och individanpassning gör det enkelt för Länstrafikens intranätanvändare att engagera sig. I forumen har varje användare bara tillgång till relevanta ämnen vilket också kan leda till ett större engagemang. 

Det här är ett socialt intranät

För att förstå sociala intranät behöver man förstå sociala medier. Socialt intranät är nämligen ett socialt nätverk för en viss organisation, dess medarbetare och arbetsuppgifter. 

Dela på ett ögonblick i sociala medier

Sociala medier är webbplatser där människor för konversationer, öppna för alla, och bidrar med innehåll; bloggar, Facebook, Linkedin, Twitter, forum. I dessa nätverk kan man snabbt dela information. Detta sätt att socialisera och den enorma spridning ett budskap kan få på bara ett ögonblick har förändrat allt. 

Efterlängtad dialog möjlig

En stor förändring är att kommunikationen mellan företag och kund som tidigare låg i företagets händer nu sker på kundens villkor. Företagen har därför börjat använda sociala nätverk och ser värdet i att lyssna och ge respons. På samma sätt vill Länstrafikens ledning skapa nära och effektiv dialog mellan sig och personalen.

Sprider bolagskultur

Ett socialt intranät är kraftfullt för att sprida den bolagskultur som ledningen eftersträvar. Genom att personal och ledning använder en gemensam informationsyta där budskap får stor spridning får bolagskulturen snabbt genomslag i hela organisationen.

Intranät präglat av öppenhet

Det som kännetecknar sociala medier har sällan kännetecknat intranäten. Genom att hämta funktioner från sociala medier, och låta användarna nyttja intranätet som de nyttjar webben i övrigt, kan intranätet börja präglas av öppenhet, snabbhet, kunskapsspridning och engagemang. 

Verktyg från EPI Server

För att ge Länstrafiken ett socialt intranät implementerar vi EPI Servers insticksprogram Relate+. Relate+ har många funktioner och vi kommer använda de som Länstrafiken har mest nytta av. 

Råd för att bygga socialt intranät 

Ägna det gamla intranätet en tanke

Ska delar av det gamla vara kvar bör det ha en genomtänkt plats utifrån det sociala perspektivet. Hos Länstrafiken river vi upp det gamla för att göra ett grundligt arbete. Vi återanvänder sedan en hel del och anpassar det till det nya sociala intranätet. 

Individanpassa

Se varje användare för att tillgodose olika informationsbehov. Hos Länstrafiken kommer användarna till viss del själv välja startsidans innehåll. Forum rättighetsanpassas så att varje medarbetare bara följer relevanta ämnen. Sökträffarna anpassas så att användaren får minimalt med klick till rätt material.

Lär av organisationen utanför datorn

I förarbetet med Länstrafiken har vi tittat på hur olika kommunikationsvägar fungerar utanför datorn. De upptäckterna följer med in i intranätutvecklingen. Då blir intranätet ett hjälpmedel för de kommunikationsvägar medarbetarna känner igen istället för ett nytt nödvändigt ont.

Integrera med befintliga system

Inlärningströsklar kan byggas bort om man integrerar med system som redan används. Hos Länstrafiken kommer information i kalendrar och andra verktyg återanvändas så att informationsflödet blir smidigt.

Få engagerade användare

Det är lätt att tro att många funktioner skapar engagemang; förslagslådor, lunchtips, taggade bilder m.m, men risken finns att man kliver ifrån utgångspunkten - varje användares behov. Länstrafikens behov var en effektivare kommunikation mellan ledning och personal, därför får de vd-blogg och forum. Om behovsanalysen är väl genomförd blir intranätet den viktigaste ytan för användarna. Då kommer de också vara engagerade.

Socialt intranät i korthet

Ett socialt intranät tar funktioner från sociala medier för att få öppenhet, snabbhet, engagemang och kunskapsspridning. 

De som byggt sociala intranät uppger effektivare kunskapsdelning, bättre informerade och mer engagerade anställda som fördelar.

Det viktigaste rådet för de som vill bygga ett socialt intranät är att utgå ifrån användarna och individanpassa. Gör man det blir intranätet platsen där användarna engagerar sig och informationen når fram. 

Inspirerad av sociala intranät?

Prata med oss.

Taggar  episerver intranat lanstrafiken relateplus socialt verksamhetsstod

Relaterade ämnen som kanske kan intressera dig?

Sigillet är utfärdat av Syna AB