Resultatet är begränsat till urvalet  larsolofsvensson  för att återställa  Visa alla

Intervju: Sparbanksstiftelsen Öresund om att digitalisera

Lars-Olof Svensson, vd Sparbanksstiftelsen Öresund

Bidragsgivande verksamheter ser både problem och möjligheter med att digitalisera. Vd Lars-Olof Svensson, berättar om Sparbanksstiftelsen Öresunds erfarenheter av ett digitalt ansökningssystem som SBS Manager™.

Bakgrund 

Sparbanksstiftelsen Öresund är majoritetsägare i Sparbanken Öresund och Skånes mest förmögna stiftelse med tillgångar på cirka två miljarder kronor. Våren 2011 var det premiär för stiftelsens ansökningsflöde och de körde digitalt från början. Just nu är de mitt uppe i sin andra ansökningsomgång med SBS Manager™. 

Om valet att digitalisera, möjligheter och problem, berättar vd Lars-Olof Svensson. Lars-Olof svarar i telefon på väg från en kundträff. Det passar bra med en pratstund. 

- Jag har följt det här på nära håll under tiden det har byggts upp. Det var inga tveksamheter egentligen. Jag visste att det här fungerade och hade fungerat länge hos andra stiftelser. 

Så berättar Lars-Olof om hur han sett SBS Manager™ i andra verksamheter och hur de hittat digiPlants ansökningssystem med hjälp av viktiga referenser. Men vi backar bandet - till början av digitaliseringsprocessen.

1. Stiftelsen är relativt nybildad och ni har tidigare inte haft någon bidragsverksamhet. Berätta om era tankar kring att välja ett digitalt ansökningssystem från början?

- Det var främst strukturella skäl. Jag ville ha struktur redan från början. Ytterligare en ambition var förstås att slippa pappershanteringen i styrelsen. Lars-Olof pratar sakligt och lugnt vidare med smålandsaktig dialekt. 
- Inte minst är det en stor fördel att alla ansökningar följer ett visst mönster. Sen är det det här med att ha tillgång till statistik redan från början - det kändes viktigt. Att få det rationellt redan från början var den stora drivkraften.  

2. Såg ni några problem med att använda ett digitalt ansökningssystem? Har de problemen visat sig vara verkliga? Har de kunnat lösas?

- Det finns ju alltid problem. Datamognaden hos användarna är ojämn. Lars-Olof berättar hur de valt att inte göra hela hanteringen med hela styrelsen från första ansökningsomgången utan lära några i organisationen i taget. 
- Själv har jag en viss försiktighet att köra ut ett sådant här system till hela styrelsen på en gång. Systemet skulle anpassas färdigt till oss först. Visst, det hade säkert inte blivit några stora problem. Men det räcker med små grejor för att ställa till det. Nu är ju SBS Manager™ pedagogiskt men det är ändå många moment i en sådan här process som ska tas in. Men som sagt, det hade säkert inte varit några stora grejor.  

Resonemanget fortsätter om huruvida tröskeln ser annorlunda ut för organisationer som har färdiga rutiner för ansökningshanteringen men jobbat med papper under en tid.

- Nja, det är klart att med en färdig struktur för beredning och ansökningsblanketter som man vet hur de ser ut så kanske det är enklare att hoppa in i det digitala. Å andra sidan kan man vara låst om man har ramar sedan tidigare. Vi har kunnat lösa problemen på en gång så jag tycker att det har fungerat hyggligt. Nej, det har inte varit något problem att gå direkt in i SBS Manager™ och då har vi ändå bytt administratör mitt i processen. Jag har själv fått hoppa in mycket och jobba i systemet. Men det är bara bra att jag har lärt mig det först.

3. När ni valde att börja med ett digitalt ansökningsförfarande - hur hittade ni en leverantör? 

Lars-Olof berättar att han har bekanta i stiftelsesfären som sedan länge haft digiPlant som partner för webbuppdrag och använt SBS Mananger™. Han fortsätter:
- Så jag har följt det här på nära håll under tiden det har byggts upp. Det var inga inga tveksamheter egentligen. Jag visste att det här fungerade. Vår process (med bildandet av stiftelsen red. anm.) drog ut lite på tiden men det gjorde också att jag hade gott om beslutstid och efter att ha träffat er ännu en gång var jag väl förberedd. Jag fick förtroende för er från första början. Ni kan ju det här utan och innan. 

4. Vad var viktigt för er att leverantören och ansökningssystemet kunde leva upp till?

- Det viktigaste var egentligen referensen jag hade. Våra krav var inte så stora. Jag tycker att enkelheten är A och O i ett sådant här system så - det kan jag ju säga, avbryter sig Lars-Olof för att ge oss ett råd. 
- Klä inte på systemet för mycket till alla kunder. Jag minns att ni visade hur det kunde se ut hos en stiftelse med mycket mer avancerat ansökningsförfarande och hantering och det var för komplext för oss. Vi hade enklare behov. 

Varför backade ni inte då?

- Nej, jag visste att det här fungerar och har fungerat länge. Ni visade att ni förstod att vi hade behov av en enklare version och det var inga problem att anpassa det.

5. Kan ni själva mycket om teknik, säkerhet och användarvänlighet i sådana här verksamhetsstöd eller har ni varit beroende av tillit till leverantören?  

- Ja, vi är beroende av att lita på er. Vi har själva en stor och komplex IT-organisation men de är inte anpassade för våra behov. Den support ni har mot sökande och oss - ni svarar alltid - den är guld värd. När jag ringer och har en fråga så man kan prata med nästan vem som helst hos er och få det löst. Det är en styrka hos er att ni är så nära ert system.

Samtalet fortsätter om vad det är som gjort att de kunnat känna den tillit som behövts.

- Det kändes viktigt att leverantören inte var någon form av dagslända. Jag minns att jag såg diplom på att ni var trippel-A (högsta betyg i kreditvärdighet red anm.). Det är rätt så viktigt med en ekonomi som gör att bolaget finns kvar. 

6. Ni såg förstås också möjligheter med att använda ett digitalt ansökningssystem? Vilka?

- Vi ville kunna hantera en större mängd ansökningar. Det kan svälla så att man sitter med högar av ansökningar. Så att långsiktigt kunna köra en sådan här verksamhet mer kostnadseffektivt var den stora möjligheten.

Med det svaret är det kanske svårt att säga om de möjligheterna förverkligats redan efter en och en halv ansökningsomgång?

- Ja, det kan jag ju inte svara på men jag känner att det här är rätt väg, säger Lars-Olof med ett leende som hörs genom telefonluren. - Det finns arbete kvar att göra med totalintegreringen men vi är inte färdiga från vårt håll med hur vi vill ha det än och det är ju sådant som man tar efter hand. Jag har förstått att det är sådant vi kan lösa med er.  

Medan Lars-Olofs svar antecknas febrilt får han utrymme att nämna en annan del av digiPlants insats. 

- Sen vill jag nämna vår nya webbplats också. Den hjälpte ni till bra med. 

Efter en givande pratstund om digitaliseringens möjligheter och vilka tankar en bidragsgivande verksamhet lever med ställs allting på sin spets i sista frågan.  

7. Skulle du rekommendera SBS Manager™ till andra bidragsgivande verksamheter?

- Ja, det skulle jag göra. Vi håller på att titta på det här till banken och deras stiftelsehantering. Vi får se vad det blir av det, säger Lars-Olof och avslutar därmed intervjun med riktig spänning.  

Dags för digitalisering hos er?

Läs mer om SBS Manager™ eller kontakta Henrik Björkk: 019 18 96 95, henrik.bjorkk@digiplant.se

Taggar  ansokningssystem ecm larsolofsvensson sbsmanager sparbanksstiftelsenoresund uppfoljning verksamhetsstod

Sigillet är utfärdat av Syna AB