Resultatet är begränsat till urvalet  ansokningssystem  för att återställa  Visa alla

Ännu en forskningsstiftelse till SBS Manager™

Ännu en forskningsstiftelse till SBS Manager™

Under våren har vi fått äran att digitalisera flera nya verksamheter. Södra Skogsägarnas forskningsstiftelse är en av våra nya kunder som numera får titulera sig heldigitala med SBS Manager™.

Södra Skogsägarna är Sveriges största skogsägarförening med mer än 50 000 skogsägare som medlemmar. Södra är också en internationell skogsindustrikoncern där verksamheten baseras på förädling av medlemmarnas skogsråvara. Dessutom finns en stiftelse som har till uppgift att främja forskning, utveckling och utbildning som har betydelse för skoglig och skogsindustriell verksamhet i södra Sverige.

Sedan några månader tillbaka har hela ansökningsprocessen hanterats i SBS Manager™ vilket minimerat pappershantering för både sökande och administratörer.

Vi tackar för förtroendet och hälsar Södra skogsägarna varmt välkomna till digiPlant!  

Taggar  ansokningssystem digitalisering sbsmanager

Heja Norge! Nu finns SBS Manager även på norsk

Heja Norge! Nu finns SBS Manager även på norsk

SBS Manager tar nya kliv västerut och lanseras nu på norska. Ett nytt språk läggs till listan och vi hälsar våra nya kunder i Norge varmt välkomna.

Ansökningssystemet SBS Manager™ finns sedan tidigare på både svenska och engelska men vi är nu väldigt glada över att få lansera även en norsk variant. Plattformen har sedan det utvecklades haft stöd för flerspråkighet och det är därför extra kul att få bryta nya språkbarriärer och använda kapaciteten fullt ut.

Vill du veta mer om hur vilka möjligheter SBS Manager™ har för språkstöd? Vår Key account Henrik Björkk berättar gärna mer – ring på 019-18 96 34 eller mejla henrik.bjorkk@digiplant.se.

Taggar  ansokningssystem digitalisering norsk sbsmanager

Möt oss på Kvalitetsmässan i Göteborg!

Möt oss på Kvalitetsmässan i Göteborg!

Kvalitetsmässan den 3-5 november hålls på Svenska Mässan i Göteborg. Vi är på plats i dagarna tre för att visa möjligheterna inom digitalisering av ansökningsprocesser och vi träffar gärna dig i vår monter.

Kvalitetsmässan är Europas största konferens- och fackmässa om verksamhets- och samhällsutveckling och har i år ett rekordstort program. Tanken är att mässan ska vara den självklara mötesplatsen för alla som jobbar med att leda och utveckla offentliga verksamheter.

Bland utställarna ska mässdeltagarna få möta goda exempel, erfarenhet och nytänkande. Det vill vi bjuda på genom att visa upp vårt ansökningssystem SBS Manager™ och den breda potential det har att effektivisera alla typer av ansökningsflöden som finns inom offentlig förvaltning - från e-tjänster och stiftelseadministration till att vara det digitala sponsringssystemet.

Är du på plats så kom förbi vår monter G03:03 på plan 2.

Om du inte har möjlighet att vara där men skulle vilja prata med oss om digitala ansökningsprocesser och effektivare verksamheter med smart IT så hör av dig till Henrik Björkk på henrik.bjorkk@digiplant.se eller 019 18 96 34. 

Taggar  ansokningssystem digitalisering kvalitetsmässan sbsmanager sponsringssystem

Digitalt hos fler Sparbanksstiftelser

Digitalt hos fler Sparbanksstiftelser

Vi har i vinter fått förtroendet att digitalisera ansökningsflödet hos ytterligare två Sparbanksstiftelser.

Sparbanksstiftelsen Skåne och Sparbanksstiftelsen 1826 hanterar nu ansökningarna digitalt. Med SBS Manager™ kan de digitalisera hela flödet från ansökan, genom effektiv beredning, till uppföljning och återrapportering.

Sparbanksstiftelsen Skåne har sitt verksamhetsområde i Skåne län och Sparbanksstiftelsen 1826 är verksamma i nordöstra Skåne. Båda stiftelserna delar ut bidrag till projekt som utvecklar deras respektive regioner.

Utöver det digitala ansökningssystemet SBS Manager™ har vi även levererat ny webbplats till Sparbanksstiftelsen 1826.

Läs mer om SBS Manager™.


Taggar  ansokningssystem digitalisering effektivitet sbsmanager sparbanksstiftelsen1826 sparbanksstiftelsenskane sparbanksstiftelserna

Diabetesfonden digitaliserar med oss

Diabetesfonden är en av våra nyaste kunder som häromveckan öppnade sitt digitala ansökningsflöde med SBS Manager™.

Sedan den 1 augusti hanterar Stiftelsen Svenska Diabetesförbundets Forskningsfond sina ansökningar via ansökningssystemet SBS Manager™. Stiftelsens fokus ligger på att stödja forskning kring diabetes för att hitta orsaker till och ett botemedel mot sjukdomen.

Stiftelsen började sin utdelning redan 1958 och delar nu årligen ut mellan 13 och 17 miljoner kronor.

Vi hälsar Diabetesfonden varmt välkomna till digiPlant och SBS Manager™!


Taggar  ansokningssystem diabetesfonden digitalisering sbsmanager

Nya uppdrag från SKL

Nya uppdrag från SKL

SKL har tidigare valt att digitalisera flera verksamhetsområden med SBS Manager™. Nästa projekt heter ÖK 14 och SBS Manager™ fortsätter som plattform även där.

Nya kunder är självklart glädjande, men minst lika glada blir vi över sådana här återkommande förfrågningar från befintliga uppdragsgivare. 

Föregångaren till detta projekt, ÖK13, pågick under 2013 och nu står det klart att det blir en fortsättning.  Det är Sveriges kommuner och Landsting som tillsammans med Socialdepartementet driver satsningen om stöd till riktade insatser för att förbättra vården och omsorgen för barn och unga med psykisk ohälsa och personer med omfattande eller komplicerad psykiatrisk problematik.

Med SBS Manager™ samlas enkäter från alla Sveriges kommuner och landsting in digitalt. Sammanställningen och bearbetningen av resultatet kan naturligtvis också skötas i systemet –  enkelt, effektivt och säkert.

Vi tackar SKL för det fortsatta förtroendet!

Taggar  ansokningssystem digitalisering sbsmanager skl

Vi digitaliserar vidare
– välkommen Allmänna Barnhuset!

Digitaliseringen av stiftelser fortsätter och idag hälsar vi Allmänna Barnhuset välkomna till digiPlant och SBS Manager™.

Vi behöver nog inte nämna att det är högt tempo på kontoret just nu. Redan den 9 juni öppnar Stiftelsen Allmänna Barnhuset nästa ansökningsperiod och till dess ska en installation av den senaste versionen av ansökningssystemet SBS Manager™ vara på plats.

Stiftelsen grundades så tidigt som 1633 och var då Sveriges första barnhus. Från att ha varit barnhem övergick stiftelsen senare till att bygga upp den första fosterbarnsverksamheten i Sverige och i dagsläget ligger verksamhetens tyngdpunkt vid att genom forskning och kunskapsspridning stärka barn i utsatta livssituationer.  Varje år delar Allmänna Barnhuset ut cirka 3,8 miljoner kronor till socialt inriktad barn- och ungdomsforskning.

Vi hälsar Allmänna Barnhuset välkomna till digiPlant och tackar för förtroendet!


Taggar  allmannabarnhuset ansokningssystem digitalisering sbsmanager

Stiftelsen Lantbruksforskning väljer SBS Manager™

Nu har vi glädjen att presentera ännu en ny kund – Stiftelsen Lantbruksforskning. Nästa utlysning sker i sommar och då med ansökningsystemet SBS Manager™ som plattform.

Stiftelsen Lantbruksforskning grundades 1986 och är lantbruksföretagarnas egen forskningsstiftelse. Dess mål är att stödja en hållbar utveckling av det svenska lantbruket genom att låta lantbrukarna ta ansvar för finansieringen av svensk lantbruksforskning.

I juli öppnar stiftelsen sin nästa utlysning och då med ansökningssystemet SBS Manager™ som grund.

digiPlant tackar för förtroendet och hälsar Stiftelsen Lantbruksforskning välkomna till SBS Manager™!

Taggar  ansokningssystem digitalisering lantbruksforskning sbsmanager

SEB väljer ansökningssystemet 
SBS Manager™

SEB väljer ansökningssystemet
SBS Manager™

digiPlant har under slutet av 2013 ingått ett treårigt ramavtal med SEB, Sveriges största stiftelseförvaltare.

Enterpriseinstallationen omfattar merparten av de bidragsgivande stiftelser som administreras av SEB och avtalet löper till en början under kommande treårsperiod. SBS Manager™ har under en period av två månader vid årsskiftet satts upp och konfigurerats för ett stort antal organisationer. Ett tidspressat uppdrag och en intensiv period på kontoret men med ett mycket lyckat utfall inom tid och budget.

– Affären är ett strategiskt viktigt steg för digiPlant i etablerandet av produkten SBS Manager™ som Sveriges främsta ansökningssystem. Vi har nu på allvar fått sätta vår kapacitet på prov och med ett väldigt gott resultat än en gång fått våra styrkor bekräftade, säger digiPlants VD Alexander Törnqvist.

Vi hälsar SEB välkomna till digiPlant och tackar för förtroendet!

Taggar  ansokningssystem digitalisering sbsmanager seb

digiPlant förvärvar delar av inkromet i IT-bolaget Zapote

Ansökningssytemet Orbelon AMS kommer att avvecklas och upptas i digiPlant AB under varumärket SBS Manager™. Detta efter att Zapote Consulting AB valt att upphöra med verksamheten som rör digital ansökningshantering.

Förvärvet omfattar verksamhet som syftar till digital ansökningshantering under varumärket Orbelon. Verksamheten som bedrivits under varumärket Orbelon kommer i och med detta att upphöra. Varumärket kommer att upptas i digiPlant AB och omvandlas till varumärket SBS Manager™.

Avvecklingen sker i samarbete mellan Zapote Consulting AB och digiPlant AB på initiativ av Zapote Consulting. Anledningen är att Zapote Consulting har fattat beslut om att fullt ut fokusera på sin kärnverksamhet inom IT-konsultation.

De kunder som idag nyttjar Orbelon AMS som teknisk plattform kommer att bli erbjudna att flytta och konvertera sin ackumulerade data till SBS Manager™, digiPlant AB:s plattform för ansökningshantering.

SBS Manager™ är idag ett marknadsledande standardsystem för digital ansökningshantering inom offentlig förvaltning, bankväsendet och stiftelsesfären.

Taggar  ansokningssystem digitalisering sbsmanager

Ledande ansökningssystem snart i ny version

Ledande ansökningssystem snart i ny version

Ny tillgänglighet och kvalitet i vårt digitala ansökningssystemet SBS Manager™. Följ utvecklingen av nya versionen, SBS Manager™ 3.5, full av förbättringar.

Utvecklingen av SBS Manager™ 3.5 kommer dels från våra kunders önskemål, dels från vår ambition att ständigt förbättra och ta vara på nya tekniska möjligheter. Förbättringarna är många, här är några av de största:

  • Smartare gränssnitt anpassat för surfplattor och smartmobiler
  • Bredare stöd för externa bedömare
  • Effektivare sökmotor med bland annat tydligare urval och högre hastighet
  • Tydligare Min sida med inbyggda supportytor för sökande
  • Utökat språkstöd i administrationen
  • Stora prestandaförbättringar
  • Effektivare funktionalitet
  • Utökat stöd för händelsespårning och notifieringar
  • Bredare stöd för nya webbläsare

Ansökningshantering på resande fot

Du kan arbeta med ansökningar var du än är. I gränssnittet för surfplattor (som iPad) och smartmobiler har du alla relevanta funktioner tillgängliga på ett tydligt sätt.

Bedöm ansökningar ännu effektivare

Anpassade vyer för externa bedömare gör det enkelt för dem att jämföra ansökningar. I och med det krävs ingen djupare förståelse för ansökningssystemet och inga långa vägar för att hitta rätt ansökningar. Det finns också möjlighet att ange huvud- och bigranskare på ansökningar och direkt se när en bedömning är klar. För er del blir inhämtningen av extern kunskap betydligt smidigare och effektivare.

Sök fram ansökningar mer flexibelt

Sök fram ansökningar snabbare, stabilare och med tydligare val. Sökmotorn, hjärtat i SBS Manager™, har förfinats. Fler områden i ansökningarna har gjorts sökbara och gör ansökningshanteringen än mer flexibel.

Rätt hjälp för sökande

Helt nytt supportformulär för sökande på Min sida. Det smarta supportformuläret skickar med flera aspekter som kan spela roll för svaret till supporten utan att den sökande behöver besvara några tekniska frågor.

Ansökningssystem med flerspråksstöd

Systemet erbjuder språkanpassning på individnivå. Nu finns hela administrationen på engelska och svenska. Systemet är redo att översättas till ytterligare språk när det önskas.

Stora prestandaförbättringar

Hela ansökningssystemet har setts över och gjorts ännu snabbare. Flera designförändringar bidrar också till snabbare åtkomst till ansökningar och rätt information.

Matchande nyckelord och effektivare administration

En mängd små åtgärder har gjorts som på det stora hela gör administrationen ännu effektivare. En förbättring värd att nämna är möjligheten till nyckelordsmatchning för att hitta lämplig bedömare.

Smart kommunikation med händelsspårning och notifieringar

I nya versionen finns möjlighet att spåra olika händelser och utifrån dem skapa skräddarsydda notifieringar och automatiska åtgärder. Ett exempel är att automatiskt anpassa rättigheter till ett ärende då det delegeras till en annan person. Ett annat exempel är att kunna skicka ut e-post när en period stängs, när en ansökan tilldelats dig eller när det finns nya dokument och uppgifter på skrivbordet.

Fler webbläsare med hög säkerhet

Många verksamhetskritiska uppgifter och funktioner hanteras i SBS Manager™. Säkerhetskraven i alla led i systemet är därför höga. I och med version 3.5 utökas kompabiliteten för ännu fler webbläsare. Vi testar och anpassar systemet kontinuerligt för att fungera enligt rådande standard och med nya webbläsare.

Taggar  ansokningssystem digitalisering sbsmanager

digiPlant föreläser på Swedbanks stiftelseträff

digiPlant föreläser på Swedbanks stiftelseträff

Som en av tre föreläsare har digiPlant fått äran att delta på Swedbanks stiftelseträff som går av stapeln i Malmö den 21 november.

Under en eftermiddag med fokus på stiftelser har vi fått äran att stå för en av programpunkterna. Under temat Digital stiftelserevolution ser vi med spänning fram emot att få berätta om hur vi ser att traditionellt papperstyngda verksamheter kan effektiviseras med en digitalisering så till den grad att vi vågar kalla det revolutionerande.

– Det ska bli väldigt roligt att få föreläsa i ett sådant här sammanhang med en större åhörarskara än vad vi vanligen möter. Det är ett nischat ämne, men målgruppen är sammansatt på ett bra sätt och jag tror det kan intressera de flesta, säger Alexander Törnqvist.

Du som inte deltar på Stiftelseträffen men ändå vill veta hur en digitalisering kan revolutionera din verksamhet är naturligtvis välkommen att kontakta oss så berättar vi mer.

Taggar  ansokningssystem digitalisering forelasning sbsmanager swedbank

Höj kvaliteten med digitalt ansökningssystem

Höj kvaliteten med digitalt ansökningssystem

Nära 100 procent kompletta ansökningar med relevant innehåll – det är mer än vad många trodde var möjligt. Kvalitetssäkringen som följer en digital ansökningsprocess är en av de stora fördelarna som värderas högst av de som gjort resan.

Ett av de tidskrävande momenten i manuell ansökningshantering är att behandla ofullständiga eller felaktiga ansökningar. Att gå igenom ansökningarna, skicka tillbaka de som behöver kompletteras och invänta returen för en ny genomgång kräver både tid och extraarbete. För många har denna punkt varit en av de viktigaste att lösa och kommit att bli en av de största vinsterna med digitaliseringen.

Registeruppslag i realtid

Genom tydliga och specifika kravställningar kan varje verksamhet själv styra vilken information som ska samlas in och på vilket sätt svaren ska redovisas. Ett förarbete som väl gjort lönar sig både i tid och arbetsinsats. En första sortering av sökande kan till exempel finnas vid ansökans start med hjälp av registeruppslag i realtid. Ofta finns krav på exempelvis boendeort eller åldersspann och med en enkel koppling till folkbokföringen möjliggörs en direkt koll som låter den sökande veta om han eller hon är berättigad att söka. Adressuppgifter kan på detta sätt också hämtas in per automatik, liksom att personuppgifterna kan säkerställas.

Tydliga instruktioner och automatisk guidning

Tydliga instruktioner och ett system som automatiskt guidar den sökande rätt och därtill ett erfaret supportteam gör det enkelt att ansöka digitalt. En kunnig support kan, utöver att hjälpa de sökande till korrekta ansökningar, också kartlägga var det eventuellt finns behov av en förädling i ansökningsprocessen. Det leder till en cirkulär process som hela tiden gör ansökningsförfarandet smidigare och effektivare, både för den sökande och den som hanterar ansökningarna.  


Är din verksamhet redo för att prata digitala möjligheter? Kontakta oss så berättar vi mer om hur SBS Manager™ kan effektivisera er ärendehantering.

Taggar  ansokningssystem digitalisering sbsmanager

Kronprinsessparets stiftelse och Drottning Silvias Jubileumsfond digitaliseras

Det är med glädje vi får hälsa ytterligare två stiftelser välkomna till den digitala världen. Näst ut att använda SBS Manager™ är Kronprinsessparets stiftelse och Drottning Silvias Jubileumsfond.

Under augusti respektive september månad öppnar Kronprinsessparets stiftelse och Drottning Silvias Jubileumsfond sina digitala ansökningsflöden för första gången. Vi på digiPlant är naturligtvis glada över uppdraget att få digitalisera processen med vårt ansökningssystem SBS Manager™ och vågar utlova en effektiv och trygg ärendehantering.

Barnfrämjande bidrag via digitala vägar

Kronprinsessparets stiftelse bildades till Kronprinsessparets bröllop 2010 och ska främja barn och ungdomar i Sverige med syfte att motverka utanförskap och främja god hälsa. Stiftelsen Drottning Silvias Jubileumsfond bildades i samband med H.M. Drottningens 50-årsdag och ger bidrag till forskning om barn och funktionshinder.

Vi tackar för de hedersamma uppdragen och hälsar varmt välkommen till digiPlant. 

Läs mer om ansökningssystemet SBS Manager

Taggar  ansokningssystem digitalisering drottningsilviasjubileumsfond kronprinsessparetsstiftelse sbsmanager

 Digitalisering – en konkurrens- och servicefaktor

Digitalisering – en konkurrens- och servicefaktor

Utvecklingen av digitala system går snabbt. Lika snabbt ökar användningsområdena och antalet verksamheter som går från papper till modern teknik. Vi har låtit vår VD Alexander Törnqvist visionera om framtiden och det digitala läget om fem år.

Hur digitala kommer vi att vara inom fem år?

– Om fem år kommer sannolikt en majoritet av stiftelserna vara digitala. De administrativa processerna kommer generellt att ha digitaliserats i mycket större omfattning och vi kommer se mer av integrerade kommunikationsytor. Flexibiliteten växer och man kan själv välja vilken plattform man vill kommunicera genom såsom olika sociala kanaler eller liknande. Mycket av kommunikationen kommer att skötas digitalt. Likaså kommer säkerheten att ha förbättrats och förenklats. Vi kommer nog se betydligt enklare lösningar för personidentifiering, vilket underlättar för bland annat ansökningsbedömningar och ett 100-procentigt säkerställande av identiteten utan komplicerade installationer. Säkerheten är hög redan i dag, men de system som hänger med i utvecklingen är på gång att bli betydligt smidigare och smartare.

Hur tror du att användarna kommer att se på ökad digitalisering?

– Det pågår en ganska tydlig förändring i hur användarna tar emot nya arbetsmetoder. Traditionen som håller utvecklingen tillbaka minskar hela tiden motståndet och tröskeln för digitalisering kommer definitivt att vara lägre om några år. Generellt kommer vi att ha högre förtroende för digital säkerhet och våga lita på att det är både tryggt och användarvänligt. Den upplevda innovationstakten kommer att minska, även om innovationen fortsätter i samma tempo. Detta tack vare att kompetensen höjs och användarna blir mer mogna.

Att användandet av mobila enheter ökat ser vi redan nu och jag tror att det kommer att öka markant även framåt. Det upplever många som en stor fördel. Jag tror inte att vi kommer att vara lika platsbundna till en dator, utan kan använda olika enheter för att göra olika saker. Många fler moment kan mer naturligt göras via exempelvis en mobiltelefon.

Hur kommer digitaliseringen påverka verksamheterna?

Många kansliverksamheter kommer att ta ny form. Viss administration måste fortfarande göras men den kommer att skötas på andra sätt än de traditionella manuella. Den kommer helt säkert vara effektivare och tiden kommer att läggas på mer relevanta uppgifter. Datorvanan kommer att vara högre och systemen utvecklas hela tiden till att bli mer pedagogiska. Integrationen mellan system kommer att vara bättre och vi kan koppla ihop oss på effektiva sätt. Vi är redan nu på god väg åt det hållet.

Vad kan man förvänta sig av systemen om fem år? Och hur ska man planera för framtidens digitalisering?

Det kommer att krävas mindre bakåtkompabilitet, det vill säga att stödet för pappersbaserade flöden kan minskas naturligt. Idag finns ofta digitala och analoga flöden parallellt vilket gör att de digitala lösningarna anpassas lite efter befintliga arbetsmetoder. Detta är i mångt och mycket en förtroendefråga. Effektivare och mer anpassade lösningar utvecklas i takt med att man övergår mer till de digitala flödena, men många har tidigare velat se en stegvis övergång. Även om man idag vill starta digitaliseringen i mindre skala och prova sig fram är det bra att förbereda sig för en mer omfattande lösning framåt. Då är det viktigt att man väljer en leverantör som inte bara jobbar småskaligt, utan också kan visa på större lösningar och som också håller sig à jour med den snabba utvecklingstakten.

Kommer man klara sig utan digitala lösningar om fem år?

Nej. Det är en konkurrens- och servicefaktor, man kommer sannolikt få problem om man inte tar ett steg in i den digitala världen. Logiken som tillförs med den här tekniken är omöjlig att få med mänsklig hand och pappersflöden. Samhället kräver det, kort och gott.

Taggar  ansokningssystem detdigitalakansliet digitalisering sbsmanager

Så förenklar surfplattan era möten

Så förenklar surfplattan era möten

När du förstått och upplevt effektivitetsvinsterna med en digital verksamhet i praktiken och fått hela organisationen att vara nöjda digitala användare. Då finns det en bit till att upptäcka - den mobila kraften.

Lätt start på det mobila mötet

Tänk dig ett klassiskt mötesrum. Kanske kommer du dit efter en hel dags resande eller från flera andra möten. Du går in för att ta din plats runt bordet men istället för att leta fram rätt pappersbunt från din papperstyngda portfölj lyfter du upp en lätt surfplatta, loggar in och har snabbt aktuella ärenden, dina och andras kommentarer framför dig och det mobila mötet kan börja.

Snabb information på det mobila mötet

Alla mötesdeltagare kan se samma ärendelistor, kommentarer från både styrelsen och externa granskare, översikter, statistik och enskilda ärenden på storbild. När ni behöver information om historik för en viss sökande, kategorier eller tidigare summor får ni snabbt fram en heltäckande statistik och slipper dra ut på mötestiden med spekulationer och att leta fakta i pappersarkiv.

Effektiva beslut på det mobila mötet

När ni bedömt ärendena och det är dags för beslut markerar ni buntvis alla ärenden som ska beviljas och avslås. Med ett par klick är de beviljade och redo för återkoppling till sökande av en adminstratör.

SBS Manager™ i olika mobila enheter

Från en surfplatta har du full tillgång till hela SBS Manager™. Ansökningssystemet finns också i din mobil i en särskilt anpassad variant. I mobilversionen finns ditt personliga skrivbord och du ser om du fått nya uppgifter eller nya dokument.  

Hur får vi tillgång till den mobila kraften?

Har du SBS Manager™ kommer du snabbt dit med din smartmobil, antingen via webbläsaren eller en app-ikon. Vill du få särskilt anpassade tips och råd kommer vi gärna och utbildar er i hur ni hittar de effektivaste och enklaste arbetssätten och utnyttjar den mobila kraften maximalt. Boka en utbildning genom att kontakta Henrik.

Har du inte SBS Manager™ än så är det dags att upptäcka ansökningssystemet här.


Taggar  ansokningssystem digitalisering effektivitet mobil sbsmanager

Krönika: 
Ansökningsflöden och 
e-tjänster med oslagbar tillgänglighet

Krönika:
Ansökningsflöden och
e-tjänster med oslagbar tillgänglighet

När vi undersökte effektiviseringen av en digitalisering hos våra kunder fick vi resultat som kunden nästan inte kunde tro själv. De hade sparat 75 % i tid på flera moment i sin administration.

Effektiva ansökningsprocesser enklare än någonsin

Nu är allting moget för en digitalisering. Jag ser fler och fler som inser det och tar steget till en digital verksamhet. Idag vill fler papperstunga organisationer framåt. Det drivet gör vägen till effektivare ansökningsprocesser och e-tjänster enklare än någonsin.

Digitalisering utan teknisk tröskel

En viktig pusselbit i digitaliseringens framfart är surfplattor som iPad. De har sänkt den tekniska tröskeln och gjort det möjligt att digitalisera ansökningsflöden och e-tjänster med tillgänglighet som slår det mesta.

Helt digitalt kansli

Surfplattorna möjliggör faktiskt ett helt digitalt kansli, tillgängligt överallt och utan att vara beroende av lokaler, utrustning och personal på plats. Det är en spännande tanke.

Välkommen att prata med mig om ert nästa steg i digitaliseringen.

henrik.bjorkk@digiplant.se
019 18 96 95


Taggar  ansokningssystem digitalisering effektivitet sbsmanager

10 tips för en smidig övergång till digital verksamhet

10 tips för en smidig övergång till digital verksamhet

Inom många verksamheter är digitaliseringen något som man både bävar för och längtar efter. Hur landar man mjukt i den digitala världen och hur gör man resan dit till en trevlig tur?

Ofta finns det några som driver digitaliseringen framåt medan andra känner ett större motstånd och upplever att förändringen är något av ett tvång. Vi har mött både entusiaster och skeptiker och kan kosta på oss att dra slutsatsen att i princip alla digitaliseringar blir bra i slutändan. Efter att ha deltagit i många övergångar från pappershantering till digitala system vill vi dela med oss av de tips vi samlat på oss om hur du som står i startgroparna i den digitala resan kan göra för att få den så smidig som möjligt.

  1. Involvera hela organisationen inför digitaliseringen. Diskutera för- och nackdelar, problematisera och framför kommentarer och tankar till leverantören. En bra leverantör kan möta era frågor och dessutom använda dem konstruktivt som vägledning för hur ni vill att ert system ska utvecklas och anpassas.
  2. Tänk framtidssäkring och ett steg längre. Det kan kännas tryggt att börja utvecklingen småskaligt men se till att din leverantör har kompetensen för större lösningar. Framtiden innebär sannolikt mer omfattande digitaliseringar så att våga visionera om kommande steg för er organisation är ett smart drag.
  3. Välj en leverantör som har erfarenhet av tidigare liknande lösningar. Att leverantören förstår er verksamhet och kan prata samma språk gör det lättare för er att få precis det ni vill ha.
  4. Gör matteläxan - ta fram en ekonomisk beräkning som tydliggör vad din investering faktiskt tillför. Det gör det enklare att motivera en uppstartskostnad i organisationen när man enkelt kan se hur snabbt den betalar sig själv.
  5. Hitta standarder och fundera över minsta gemensamma nämnare. En digitaliserad lösning är distinkt och för att optimera ansökningsflöden och blanketter är det bra om kravställningarna är genomtänka. Det förenklar både för er och era användare.
  6. Avdramatisera digitaliseringen och översätt den i praktiska termer. För den som är van att arbeta med pappersansökningar kan det bli logiskt att gå igenom ett nytt system med tydliga kopplingar till hur arbetssättet sett ut innan. Det fysiska skrivbordet hamnar på en skärm, de olika korgarna läggs i en meny och ansökningsfaserna i en rullist. Vad är egentligen lättast – att leta igenom flera hundra pappersansökningar eller göra en snabb sökning?
  7. Planera in tid för övergången. Sätt gärna av en period för att testa och gå igenom det nya systemet innan det är skarpt läge. Stress gör det mesta svårare och har man provat och känner sig hemma i systemet är det mycket enklare att känna sig bekväm även när det är högt tempo.
  8. Fundera på vad en digitalisering innebär för era kunder och användare. Är målgruppen datorvan och teknisk eller behöver man vara extra tydlig i instruktionerna och börja informera om ändringarna i god tid? Kommer det att behövas support och vem kan i så fall sköta den? Lite planering hjälper alla att hitta rätt i den nya tillvaron.
  9. Välj en leverantör som kan ta ansvar för driften. Någon som tar ansvar för att systemet hålls igång är en trygghet och kräver större kunskap och insats än man kan tro.
  10. Glöm inte utbildningarna – och utbilda på rätt nivå. Se till att din leverantör erbjuder utbildningar både för nybörjaren och för den avancerade användaren. Köp hellre tre utbildningstillfällen med olika fokus så att alla inom organisationen lär sig systemet på rätt sätt. Det kommer garanterat att löna sig.

Taggar  ansokningssystem detdigitalakansliet digitalisering sbsmanager tips

Sveriges Kommuner och Landsting samlar in enkäter digitalt

Vi har tidigare digitaliserat Nationella kvalitetsregister hos Sveriges Kommuner och Landsting och nu har även Psynkprojektet valt vårt ansökningssystem
SBS Manager™.

Sveriges Kommuner och Landsting logotypeSveriges Kommuner och Landsting (SKL) driver i överenskommelse med socialdepartementet ett nationellt projekt för att samordna insatser kring barn och unga med psykisk ohälsa. Med SBS Manager™ kan de samla in enkäter från alla Sveriges kommuner och landsting digitalt och effektivisera sammanställningen av resultatet.

Läs om tidigare uppdrag för SKL.
Läs mer om ansökningssystemet SBS Manager™

Tack SKL för visat förtroende i digitaliseringstider!


Taggar  ansokningssystem digitalisering sbsmanager skl verksamhetsstod

Vågar man lita på säkerheten i digitala system?

Vågar man lita på säkerheten i digitala system?

En viktig fråga för digitaliserande verksamheter och deras användare är säkerhet och om man verkligen vågar lita på digitala system.

I takt med den ökade digitaliseringen har kraven på säkerheten också höjts. Den som köper in ett digitalt system vill naturligtvis känna sig säker på att information som lagras i systemet stannar där. På samma sätt måste den som använder systemet för att göra exempelvis ansökningar kunna lita på att det man lämnar ut inte riskerar att hamna hos obehöriga. Hur ser då dagens säkerhetslösningar ut och hur vet du om ett system är säkert?

Hängslen och livrem

Säkerheten är inte kompromissbar – tvärtom. I bra digitala lösningar tillämpas ofta flera säkerhetsåtgärder parallellt och man följer ofta principen att ju känsligare information, desto rigorösare säkerhet. Varje digital lösning bör bedömas individuellt för att optimera säkerhetsnivån men det finns också insatser som bör ingå i alla digitala verksamheter.

Lagar reglerar

En självklarhet är till exempel användandet av SSL-cerifikat för själva webbplatsen. Det kan liknas vid en elektronisk legitimation som säkrar servrar och används för att kryptera information så att ingen utomstående kan se konfidentiella uppgifter. Utöver SSL är också PUL, Personuppgiftslagen, viktig för din säkerhet. PUL är en skyddslag som ska reglera hur dina uppgifter behandlas, det vill säga hur de samlas in, registreras, lagras, sprids och raderas. Lagen bygger i hög grad på samtycke och information till de registrerade. PUL är därför grundläggande att ta hänsyn till i planeringen av till exempel ansökningssystem.  

Högt säkerhetstänk i alla led

Att i utformningen av digitala verktyg ha med sig ett generellt högt säkerhetstänk i alla led bidrar till att skapa en trygg lösning. Att samla in uppgifter från människor medför ett ansvar och det är bra att tänka igenom vilken information som egentligen är nödvändig. Målet ska vara att inte begära in mer uppgifter än vad som behövs i varje skede av till exempel en ansökan. Bland annat kan kontouppgifter samlas in endast för beviljade ansökningar och lagras på en plats med extra hög säkerhet.

Otillgänglighet optimerar

En annan förebyggande åtgärd är att använda lösningar som lagrar personnumrets delar på olika platser. Det medför att ett eventuellt intrång ändå inte skulle generera fullständiga uppgifter. Lösenord behöver heller inte sparas i sin helhet utan hålls otillgängliga genom att man endast använder lösenordsnycklar som måste aktiveras för att generera lösenord. Genom den här typen av överlappande säkerhetslösningar optimerar man chansen att skapa ett säkert system.

Tryggt eller överdramatiserat?

Blir det inte överdrivet, kanske du undrar? Svaret är tyvärr nej. För trots att man kan tycka att det är överarbetat med dubbla lås och larm, så bör man ändå vara medveten om riskerna. Som leverantör och tillverkare av digitala system kan man till en viss punkt ansvara för säkerheten, men teoretiskt finns ändå risken att någon annan i leverantörskedjan kan utsättas för intrång. För att minimera riskerna för spridning av dina uppgifter i sådana fall är det därför befogat med alla insatser. Ett kärt besvär, som i alla fall vi tycker känns som en trygghet att kunna presentera för våra användare och som vi tycker att du ska kunna betrakta som en självklarhet.

Läs mer om vårt ansökningsystem SBS Manager™.

Taggar  ansokningssystem digitalisering sakerhet sbsmanager

Före och efter papper
– så mycket kan du effektivisera

Före och efter papper
– så mycket kan du effektivisera

Vinsterna med ett digitalt ansökningssystem går att mäta på många sätt. Tiden och arbetsinsatsen är två markanta effektivitetsfaktorer som garanterat förändras med den digitala revolutionen.

Hur en traditionellt papperstyngd ärendehantering ser ut vet de flesta av oss som någon gång varit delaktiga i processen. Allt fler har dock fått upptäcka hur en ny ansökningshantering kan se ut – den digitala. Med effektiva flöden och ett flexibelt system som anpassas efter varje verksamhet kan en avancerad process göras omvälvande enkel.

En ny dörr har öppnats

Fram till nyligen upplevdes sällan ansökningsförfarandet i pappersform som ineffektiv. Varför har den då blivit ett problem nu? Svaret är att det tidigare inte funnits några jämförbara alternativ och så länge hanteringen inte kunnat bli snabbare och enklare så har ingen heller kunnat uppleva den som långsam eller omständlig. I takt med att tekniken har utvecklats har också dörren till en effektiv, flexibel och mobil lösning öppnats. Avancerade ansökningsförlopp går idag att göra helt digitala, från blanketter till bedömningsprocesser, beslut, återrapportering och utbetalning.

Kravställningar minimerar fel

Pappersansökningar som kommer in kan till exempel vara ofärdiga och felaktigt ifyllda. Att hantera dem stjäl tid från andra arbetsuppgifter och ansökningar som håller kvaliteten. Problemet är att man i en pappersbaserad ansökningsprocess omöjligt kan styra vad en sökande skriver eller låter bli att skriva, hur tydliga instruktionerna än är. I en digital ansökan är de här problemen minimala. Flexibla och specifika kravställningar optimerar förutsättningarna för att den sökande fyller i rätt uppgifter på rätt plats. Registeruppslag i realtid säkerställer även att informationen är korrekt.

Kommunikation med några klick

Skulle det ändå uppstå behov av att komplettera erbjuder standardiserade kommunikationsvägar en kontakt och återlämning av ansökan med bara några klick. Lika enkelt är det för den sökande att återlämna ansökan till handläggningen igen. Detsamma gäller för återrapportering – med några enkla handgrepp skickas ett meddelande med begäran till en eller flera sökande som de sedan besvarar på samma sätt.

Enkel uppföljning och statistik

Att följa upp vad som sker med beviljade ansökningar är viktigt för de flesta men har varit tidskrävande och inom många verksamheter prioriterats bort. I förlängningen blir det svårt att se om beviljade ansökningars mottagare hållit sig inom ramarna för villkoren. Få kontrollmöjligheter kan leda till att beredningsgrupper saknar fakta om tidigare beviljningar och därför hamnar i onödiga diskussioner om ett ärende. Utan kontroll på beviljningar i olika kategorier eller till olika mottagare finns risken att ansökningar beviljas med fel fördelning. Med ett digitalt arkiv som erbjuder en lätthanterad och överskådlig statistik genom bara några klick finns inte längre några anledningar till att inte använda sig av de fördelar som uppföljningen medför.

Det digitala mötesummet

I konceptet ”Det digitala kansliet” finns naturligtvis möjligheten att inte bara digitalisera det som tidigare inneburit tidsåtgång för den praktiska handläggningen. Utöver beredning, granskning och beslut finns idag alla möjligheter att göra möten och sammanträden mobila. Mindre krav på fysisk närvaro, kortare mötestid och lättillgängligt underlag utan att tumma på det som är kärnan i mötet – den effektiva kommunikationen.

Taggar  ansokningssystem detdigitalakansliet digitalisering sbsmanager verksamhetsstod

Frågorna som hjälper dig till en lyckad digitalisering

Frågorna som hjälper dig till en lyckad digitalisering

Ställ rätt frågor till din leverantör av digitala ansökningssystem för att digitaliseringen ska gynna er ekonomiskt och administrativt samt leda till god tillgänglighet för användarna.

En stabil leverantör har bra svar på följande frågor:

  • Väljer ni säker teknik och hur kommer framtidssäkringen in i bilden?
  • Är det enkelt att göra framtida ändringar i systemet utan stora merkostnader?
  • Hur mycket vet ni om vad organisationer med ansökningsflöden har gemensamt och vad som skiljer dem åt?
  • Kan ni visa tidigare byggda tillgängliga webblösningar utöver att prata om begreppet?
  • Hur förmedlar ni dignitet, position och visioner och förvaltar vår verksamhets grundidé med era designval?
  • Är det självklart för er att tillhandahålla support och utbildning? Finns det referenser och utbildningsmaterial?

De här kontrollfrågorna kommer från vårt white paper i ämnet digitalisering “Allt har sin tid. Digitalisering är nu ett realistiskt alternativ för organisationer med ansökningsflöden”. I det kan du läsa mer om vilka krav du bör ha på ett modernt ansökningssystem när det gäller säkerhet, flexibilitet och tillgänglighet.

Ladda ner vårt white paper om digitala ansökningssystem gratis.


Taggar  ansokningssystem digitalisering whitepaper

Semlans likheter med digitala ansökningssystem

Semlans likheter med digitala ansökningssystem

Vår Key Account Henrik gillar att digitalisera men frågan är om han inte gillar semlor ännu mer. I dessa tider är semlor och digitalisering det enda han tänker på. Har de båda mer gemensamt än vi tror? Vi undersökte det digitala ansökningssystemet SBS Managers™ likheter med semlan.

Flexibilitet i kärnan

Ansökningssystemets hjärta är sökmotorn. Semlans hjärta är, med risk för att uppröra många semmelkonservativas känslor, inte alltid mandelmassa; i Norge och Danmark är sylt eller vaniljkräm vanligt, mandelmassan kan blandas med mjölk och chokladfyllning är ytterligare en variant. På samma sätt är flexibilitet sökmotorns främsta egenskap. 

Anpassningsbar standard

Runt mandelmassan finns på ena sidan bullen - en slät standardvetebulle. Runt sökmotorn i
SBS Manager™ finns en tydlig standardprocess för ansökningshantering. Vill man ha kardemumma i bullen eller specialbenämningar i ansökningsprocessen så går det.

Mycket fluff

På andra sidan finns grädden - det extra fluffet: betygsättningar, masshantering, statistik, uppföljning, kommunikation med sökande, återrapportering, vidareutveckling, driftsansvar, systemuppdateringar, mobilanpassningar, brevmallar, rättighetsstyrning, bedömningsvyer, integrationer med banksystem m.m.

Stabil grund och kvaliativ inramning

Sedan har vi ett lock med mer bulle, den stabila grunden som håller allt fluff på plats. I ansökningssystemet håller vi fluffet på plats med kvalitativ support och kommande certifieringsutbildningar.

Lite socker på toppen

Sist men inte minst strör vi över florsocker. Garneringen, som för SBS Manager™-kunder består av ansökningssupport, skräddarsydda utbildningar, kundbrevet Digitize som snart lanseras och kundaktiviteter.

En skillnad

Henrik Björkk

Likheterna är slående. Det finns kanske bara en viktig skillnad mellan semlan och SBS Manager™ - vårt digitala ansökningssystem går att få tag i året runt. Ring Henrik och boka möte om er digitalisering innan sista mars så bjuder han på en semla.

Taggar  ansokningssystem digitalisering effektivitet henrikbjorkk sbsmanager verksamhetsstod

SBS Manager™ vidgar vyerna och gör pedagogiska konster

En sexton sidor omfattande blankett – går det att digitalisera? Svaret är tveklöst ja. 
SBS Manager™ har återigen visat prov på sin bredd och logiska pedagogik i ett nytt ansökningssystem för interna ansökningsprocesser.

Sveriges kommuner och landsting logotypedigiPlant levererade i början av sommaren ett ärendehanteringssystem till Nationella kvalitetsregister/SKL. Uppdraget avsåg digitalisering av en omfattande ansökningsprocess för interna ansökningar. Med en genomtänkt pedagogik som genomsyrar processen har SBS Manager™ fått ge prov sin bredd och visat hur enkelt ett till synes avancerat förlopp kan göras. Tydliga instruktioner och kravställningar i ansökningsförfarandet optimerar förutsättningarna för de sökande att lämna in kompletta och riktigt ifyllda ansökningar. En stor fördel som förenklar processen både för hanterande administration och sökande. 

Läs mer om SBS Manager™

Taggar  ansokningssystem ecm nationellakvalitetsregister sbsmanager skl

Miljösmart digitalisering tilltalar landshövdingen

Miljösmart digitalisering tilltalar landshövdingen- Det är bättre att ligga i framkant än att ligga efter, konstaterar Rose-Marie Frebran, landshövding för Örebro län och ordförande för Adolf Lindgrens och Per Erikssons stiftelser som båda är på gång att digitalisera sin ärendehantering.

Valet att digitalisera nu har flera anledningar men Rose-Marie lyfter framför allt fram effektiviteten som en digital lösning medför.
- Det är miljösmart och betydligt smidigare utan pappershantering.
Hon påpekar också att de sökande, i synnerhet gymnasieungdomarna som i ett första steg kommer att omfattas, är mogna för en digtalisering. 

Digital kommunikationsyta
Adolf Lindgrens stiftelser delar årligen ut mellan sju och åtta miljoner kronor i bidrag och handlägger omkring 1 300 ansökningar. Med SBS Manager™ kommer inom kort de första stegen mot en digital stiftelse att vara tagna. Kommunikationen med de sökande kommer att skötas digitalt och lösningen erbjuder också ett intranät med digitala kommunikationsytor för verksamheten.

Taggar  adolflindgrens ansokningssystem ecm sbsmanager

Digitaliseringen fortsätter - 
Adolf Lindgrens stiftelser näst ut

Digitaliseringen fortsätter -
Adolf Lindgrens stiftelser näst ut

Adolf Lindgrens stiftelser digitaliserar sitt ansökningssystem och valet av leverantör har fallit på vårt kompletta verksamhetsstöd SBS Manager™.

Adolf Lindgrens Stiftelser delar årligen ut mellan sju och åtta miljoner kronor i bidrag och handlägger omkring 1 300 ansökningar - fram till nu i pappersform. Med SBS Manager™ kommer inom kort de första stegen mot en digital stiftelse att vara tagna. Kommunikationen med de sökande kommer att skötas digitalt och lösningen erbjuder också ett intranät med digitala kommunikationsytor för verksamheten.

Ett hedrande uppdrag och extra roligt med nya kunder på hemmaplan. 

Vi tackar för förtroendet och hälsar Adolf Lindgrens stiftelser välkomna till digiPlant!

Taggar  adolflindgrens ansokningssystem ecm intranat orebro sbsmanager verksamhetsstod

SBS Manager™ gör nya konster med
Sveriges Kommuner och Landsting

Sveriges Kommuner och Landsting logotypSveriges Kommuner och Landsting (SKL) har valt digiPlant som leverantör av nytt ansökningssystem. Ett hedersamt uppdrag för digiPlant och en ny spännande arena för SBS Manager™.

Denna gång är det är ansökningsprocessen för Nationella Kvalitetsregister som ska digitaliseras med SBS Manager™. Registren används för kvalitetsutveckling och forskning inom vården. Ansökningarna bedöms av en expertgrupp som ger ett beslutsunderlag till den grupp som avgör vilka medel som ska beviljas. I bedömningen ingår en kvalitetsgranskning med återkoppling till registren i form av förslag på utveckling och förbättringsområden. Som en följd av responsen kan registren skapa en effektivare och bättre vård som ger ökat värde för patienterna. Ett viktigt verktyg i genomförandet av denna granskning är ansökningssystemet. 

För SBS Manager™ som främst använts av stiftelser, fonder och banker är detta ett ypperligt tillfälle att visa på sin bredd och flexibilitet. 

Vi hälsar SKL varmt välkomna till digiPlant!

Läs mer om ansökningssystemet SBS Manager™

Taggar  ansokningssystem ecm sbsmanager skl

Finns det utrymme för effektivare kommunikation?

Hur bör man tänka för att få till effektiv kommunikation i ett digitalt verksamhetsstöd? Vi delar med oss av en grundläggande insikt som behövs för att lyckas. Exemplen kommer från vårt ansökningssystem SBS Manager™  och några kunders egna siffror på tidsbesparingen. 

Att inte måla in sig i ett hörn

Alla organisationer; stiftelser eller tillverkningsföretag, är olika. Alla bitar; att hantera ansökningar, bygga bolagskultur eller informera anställda, fungerar på olika sätt. Alla som hanterar dessa bitar jobbar olika. Den insikten bör vara utgångspunkt när man vill skapa effektiv kommunikation i ansökningssystem, sociala intranät eller extranät. Med inbyggd flexibilitet undviker man att måla in sig i ett hörn. Utgå därför från valfrihet och snabbhet som viktiga ledord.

Exempel från ansökningssystemet SBS Manager™

Valfrihet som ledord resulterar ofta i flera vägar till samma funktion. När användaren kan välja sätt att kommunicera på sänks inlärningströskeln och arbetet känns naturligt vilket ger en positiv användarupplevelse. I SBS Manager™ väljer man t.ex. att skriva och läsa kommentarer för ett ärende i taget eller med överblick över flera samtidigt. Alternativen för kommunikationen med sökande är flera; skicka buntvis eller enskilt, digitalt eller postalt.

Snabbhet som ledord innebär att varje moment ska kännas smidigt att utföra och att tekniken bakom ska vara snabbast möjliga. I SBS Manager™ finns flera funktioner för att kommunicera buntvis, snabbare än med vanlig post och oberoende av geografisk plats. Användaren gör urval på ärenden och skickar sedan t.ex. återrapporteringskrav eller beviljningsbrev med ett klick. Alla inblandade kommenterar ärendena från där de befinner sig med sin internetuppkoppling och kommentarerna samlas på ett ställe.

Uppmuntrande sökningar, sorteringar och klick

När vi frågade våra kunder med ansökningshantering om hur kommunikationen fungerar digitalt fick vi tydliga exempel på vilket utrymme det finns att effektivisera kommunikationen. 

En kund berättade att deras arbete med att buntvis skicka 60-300 ansökningar för extern bedömning tidigare tog flera dagar. Nu går det på en timme. Det som krävs är några sökningar, sorteringar och klick. 

En annan stiftelsekund hanterar sina ansökningar mer enskilt. De uppskattar en tidsbesparing på 70 % när det gäller att skicka en ansökan för extern bedömning - från femton minuter per ansökan till fem.

Detta är uppmuntrande för alla som vill utveckla sina digitala verksamhetsstöd eller bygga något helt nytt. Det finns ofta utrymme för enorm effektivisering, det gäller bara att arbeta utifrån rätt grundtanke.

Taggar  ansokningssystem ecm effektivitet kommunikation sbsmanager verksamhetsstod

Per Erikssons stiftelse väljer digitalt ansökningssystem

Per Erikssons stiftelse delade ut ca 4,5 miljoner i studieunderstöd för läsåret 2011/12. Totalt administrerade de 758 ansökningar - alla i pappersformat. Nu går de över till ett digitalt ansökningssystem och väljer vårt kompletta verksamhetsstöd SBS Manager™.

Med SBS Manager™ blir deras administration betydligt mer effektiv - från ansökan till uppföljning. 

Mer om ansökningssystemet och verksamhetsstödet SBS Manager™.

Andra SBS Manager™-kunder pratar digitalisering

Intervju med Ragnar Söderbergs stiftelse
Intervju med Sparbanksstiftelsen Öresund

Taggar  ansokningssystem ecm pereriksson sbsmanager verksamhetsstod

Sigillet är utfärdat av Syna AB