Före och efter papper
– så mycket kan du effektivisera

Före och efter papper
– så mycket kan du effektivisera

Vinsterna med ett digitalt ansökningssystem går att mäta på många sätt. Tiden och arbetsinsatsen är två markanta effektivitetsfaktorer som garanterat förändras med den digitala revolutionen.

Hur en traditionellt papperstyngd ärendehantering ser ut vet de flesta av oss som någon gång varit delaktiga i processen. Allt fler har dock fått upptäcka hur en ny ansökningshantering kan se ut – den digitala. Med effektiva flöden och ett flexibelt system som anpassas efter varje verksamhet kan en avancerad process göras omvälvande enkel.

En ny dörr har öppnats

Fram till nyligen upplevdes sällan ansökningsförfarandet i pappersform som ineffektiv. Varför har den då blivit ett problem nu? Svaret är att det tidigare inte funnits några jämförbara alternativ och så länge hanteringen inte kunnat bli snabbare och enklare så har ingen heller kunnat uppleva den som långsam eller omständlig. I takt med att tekniken har utvecklats har också dörren till en effektiv, flexibel och mobil lösning öppnats. Avancerade ansökningsförlopp går idag att göra helt digitala, från blanketter till bedömningsprocesser, beslut, återrapportering och utbetalning.

Kravställningar minimerar fel

Pappersansökningar som kommer in kan till exempel vara ofärdiga och felaktigt ifyllda. Att hantera dem stjäl tid från andra arbetsuppgifter och ansökningar som håller kvaliteten. Problemet är att man i en pappersbaserad ansökningsprocess omöjligt kan styra vad en sökande skriver eller låter bli att skriva, hur tydliga instruktionerna än är. I en digital ansökan är de här problemen minimala. Flexibla och specifika kravställningar optimerar förutsättningarna för att den sökande fyller i rätt uppgifter på rätt plats. Registeruppslag i realtid säkerställer även att informationen är korrekt.

Kommunikation med några klick

Skulle det ändå uppstå behov av att komplettera erbjuder standardiserade kommunikationsvägar en kontakt och återlämning av ansökan med bara några klick. Lika enkelt är det för den sökande att återlämna ansökan till handläggningen igen. Detsamma gäller för återrapportering – med några enkla handgrepp skickas ett meddelande med begäran till en eller flera sökande som de sedan besvarar på samma sätt.

Enkel uppföljning och statistik

Att följa upp vad som sker med beviljade ansökningar är viktigt för de flesta men har varit tidskrävande och inom många verksamheter prioriterats bort. I förlängningen blir det svårt att se om beviljade ansökningars mottagare hållit sig inom ramarna för villkoren. Få kontrollmöjligheter kan leda till att beredningsgrupper saknar fakta om tidigare beviljningar och därför hamnar i onödiga diskussioner om ett ärende. Utan kontroll på beviljningar i olika kategorier eller till olika mottagare finns risken att ansökningar beviljas med fel fördelning. Med ett digitalt arkiv som erbjuder en lätthanterad och överskådlig statistik genom bara några klick finns inte längre några anledningar till att inte använda sig av de fördelar som uppföljningen medför.

Det digitala mötesummet

I konceptet ”Det digitala kansliet” finns naturligtvis möjligheten att inte bara digitalisera det som tidigare inneburit tidsåtgång för den praktiska handläggningen. Utöver beredning, granskning och beslut finns idag alla möjligheter att göra möten och sammanträden mobila. Mindre krav på fysisk närvaro, kortare mötestid och lättillgängligt underlag utan att tumma på det som är kärnan i mötet – den effektiva kommunikationen.

Taggar  ansokningssystem detdigitalakansliet digitalisering sbsmanager verksamhetsstod

Relaterade ämnen som kanske kan intressera dig?

Sigillet är utfärdat av Syna AB